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Prestataires : les vérifications obligatoires pour éviter les risques URSSAF et juridiques

par | contrats et CGV, droit commercial

Travailler avec un prestataire implique des obligations légales précises pour l’entreprise donneuse d’ordre.

Certaines vérifications doivent être réalisées avant le début de la mission, sous peine d’engager votre responsabilité financière ou juridique.

Beaucoup d’entreprises pensent à tort que la signature d’un devis suffit.

En réalité, plusieurs documents doivent être contrôlés pour sécuriser la collaboration et éviter les risques URSSAF, les redressements et les litiges. Voici les quatre vérifications indispensables à effectuer avant de démarrer avec un prestataire.

Attestation de vigilance: obligatoire dès 5 000 €

L’attestation de vigilance est le premier document à demander lorsque vous faites intervenir un prestataire. Elle sert à vérifier qu’il est à jour de ses cotisations sociales auprès de l’URSSAF.

Elle est obligatoire dès que le montant cumulé de la prestation dépasse 5 000 € sur l’année.

En l’absence d’attestation, vous vous exposez à un risque de solidarité financière : si le prestataire n’a pas payé ses cotisations, l’URSSAF peut se retourner contre vous et exiger le paiement à sa place.

Cette solidarité peut être engagée même si la mission a été correctement réalisée.

Assurance civile professionnelle (RCPro) 

Le deuxième élément à vérifier est l’assurance responsabilité civile professionnelle du prestataire.

Elle couvre les dommages :

  • matériels,
  • corporels,
  • ou causés à un tiers,

qui peuvent survenir pendant l’exécution de la mission.

Sans RC Pro adaptée, c’est le donneur d’ordre qui peut être mis en cause, notamment si aucun justificatif n’a été demandé.

À vérifier systématiquement :

  • attestation d’assurance récente,
  • montants de garantie,
  • adéquation entre l’activité exercée et l’assurance souscrite.

Une assurance habitation ou une mutuelle professionnelle ne couvrent pas une activité professionnelle. Une véritable RC Pro est indispensable.

Immatriculation du prestataire : vérifier l’existence légale 

Troisième vérification essentielle : l’immatriculation de l’entreprise.

Elle permet de confirmer :

  • que l’entreprise existe légalement,
  • que l’activité déclarée correspond à la mission confiée,
  • que vous ne faites pas intervenir quelqu’un de non déclaré.

Une simple recherche sur INSEE ou Infogreffe permet de vérifier :

  • le numéro SIREN,
  • l’activité (code APE),
  • la date d’immatriculation,
  • la cohérence entre l’objet social et la prestation.

Une incohérence entre l’activité déclarée et la mission peut créer des difficultés en cas de litige ou de contrôle.

Le contrat ou le devis détaillé: la base de la relation

Même si le prestataire envoie un devis, celui-ci doit contenir les mentions essentielles pour sécuriser la mission :

  • description précise de la prestation,

  • périmètre et obligations,

  • délais et calendrier,

  • conditions de paiement,

  • règles de responsabilité,

  • propriété intellectuelle des livrables,

  • obligations légales et assurances.

Un devis incomplet crée une zone de risque pour les deux parties.

Par exemple, sans clause sur la propriété intellectuelle, vous n’êtes pas automatiquement propriétaire d’un site web, d’une vidéo ou d’un livrable numérique.

Un contrat clair évite les litiges, les contestations et les zones d’ombre sur les obligations de chacun.

Résumé des obligations à respecter avec un prestataire 

Ces vérifications sont simples, rapides et indispensables pour éviter :

  • les risques URSSAF,

  • la solidarité financière,

  • les litiges,

  • les responsabilités en cascade,

  • les pertes financières liées à un défaut de couverture.

Les bonnes pratiques :

  • Attestation de vigilance : obligatoire en cas de prestations dépassant 5 000 €.

  • Assurance RC Pro : à demander systématiquement.

  • Vérification de l’immatriculation : en quelques minutes.

  • Contrat ou devis complet : indispensable pour sécuriser la relation.

Ensuite, conservez tous les documents.
En cas de contrôle, vous devez pouvoir les présenter immédiatement.

Conclusion 

Collaborer avec un prestataire ne se limite pas à la signature d’un devis. Le donneur d’ordre a des obligations légales, et le non-respect de ces vérifications peut entraîner des conséquences financières importantes.

Le bon réflexe : vérifier → formaliser → conserver. Une démarche simple, mais essentielle pour sécuriser vos missions et protéger votre entreprise.